Disons-le clairement : l’examen numérique ne se limite pas au distanciel, bien au contraire. Chez THEIA, depuis plus de douze ans, nous permettons à nos partenaires d’organiser des examens numériques en salle avec efficacité et innovation. En effet, loin de se cantonner à la distance, le numérique enrichit la surveillance en salle, offrant de nouvelles perspectives et possibilités.
La surveillance physique tient donc encore et toujours une place primordiale dans la bonne tenue d’une épreuve. Les habitudes peaufinées durant de nombreuses années ne doivent donc pas être oubliées … mais légèrement adaptées.
Cet article vise à explorer l’art et la manière de suivre un examen numérique en salle (avec un grand ‘S’, car comme vous le découvrirez, notre solution facilite la gestion d’examens multi-sites ou multi-salles).
Qui pour nous suivre ?
1. Surveiller ET suivre : assurer une présence physique
Pourquoi assurer une présence physique sur site ? Pourquoi changer cette approche ? Alors oui, il existe de nombreux outils et modèles de surveillance en ligne plus ou moins performant. Nous choisissons pourtant aujourd’hui de ne pas aborder cet aspect dans cet article : un parti pris lié à notre histoire et à notre cœur de métier qui, chez THEIA tient davantage dans la pédagogie 2.0 que dans la caméra et les algorithmes de surveillance.
Dans le cadre d’un examen numérique, la présence en salle va bien au-delà d’une simple formalité. On le sait, l’utilisation du numérique ne supprime pas la possibilité de fraude. C’est pourquoi la surveillance physique reste cruciale, non seulement comme mesure dissuasive, mais aussi pour son efficacité avérée lorsqu’elle est bien appliquée. Nous aborderons plus en détail les méthodes efficaces de surveillance physique un peu plus tard dans cet article.
Mais la surveillance ne se limite pas à prévenir la triche. Elle joue également un rôle clé dans la diffusion d’informations cruciales, assure le bon déroulement de la session d’examen, permet de noter les incidents éventuels et d’intervenir rapidement pour rectifier toute situation compromettant l’équité de l’examen. Chez THEIA, nous croyons fermement que le numérique peut enrichir cette dimension de la surveillance, en apportant des outils et des fonctionnalités qui maximisent son efficacité et sa portée.
Etre présent physiquement pour surveiller, suivre, intervenir, un point de départ important qui ouvre dès lors l’enjeu de (mise à) disposition !
2. Penser la « disposition »
Anticiper la disposition des apprenants : Un travail en amont est crucial pour planifier la disposition physique des apprenants durant un examen numérique. Contrairement aux épreuves sur papier, la présence d’écrans peut augmenter la visibilité des étudiants sur les réponses des autres. Il est donc essentiel de positionner et d’espacer judicieusement les élèves, en tenant compte des contraintes spatiales de chaque salle d’examen.
Mobiliser des dispositifs matériels adaptés : L’emploi de tablettes, avec leur taille réduite et leur angle d’inclinaison, peut limiter les risques de triche visuelle. Cependant, nous reconnaissons que l’uniformisation du matériel pour tous les examens n’est pas toujours réalisable.
L’entrée pédagogique : Pour minimiser davantage les possibilités de vagabondage oculaire de vos apprenants, il est utile de complexifier la disposition des questions et des propositions. Sur THEIA, cela est possible grâce à :
- Le mélange aléatoire des questions : Chaque étudiant reçoit les mêmes questions, mais dans un ordre différent.
- La disposition aléatoire des propositions : Cette option, cumulable avec la précédente, assure que même si deux étudiants voient la même question, les réponses ne seront pas positionnées de la même manière.
- L’utilisation du Dossier de Tirage Au Sort (DTAS) : Le DTAS permet de générer des questions aléatoires à partir de différents dossiers. En configurant des dossiers par niveau de difficulté (facile, moyen, difficile), chaque étudiant reçoit une épreuve équitable mais unique.
Optimiser la position des surveillants : Avec les écrans relevés, la position traditionnelle du surveillant à l’avant de la salle peut s’avérer moins efficace. Il est donc recommandé d’installer le poste de surveillance à l’arrière de la salle, ou d’adopter une approche de surveillance plus mobile. Ce changement permet aux surveillants de mieux observer les écrans des étudiants et d’intervenir rapidement si nécessaire.
En conclusion, l’adoption de ces stratégies, en conjonction avec les fonctionnalités de THEIA, peut considérablement améliorer l’intégrité et l’efficacité des examens numériques en salle.
Pour en savoir plus sur ce type de dossier proposé dans la plateforme THEIA, vous pouvez consulter le tutoriel dédié : « Le dossier de Tirage Au Sort (DTAS) ».
3. Le tableau de bord, votre meilleur ami
Une force majeure de THEIA réside dans la mise à disposition d’un outil dédié au suivi et à la surveillance d’une épreuve en direct : le tableau de bord.
L’accès au tableau de bord se fait directement dans l’examen et permet d’obtenir une multiplicité d’informations utiles et conjointes à la surveillance physique en salle. Il offre ainsi la possibilité de suivre facilement :
- Le suivi du temps écoulé dans l’épreuve
- Le nombre de candidats connectés et réalisant l’examen
- La progression individuelle et collective des candidats dans leur composition
- Le nombre de copies numériques rendues (aka sur THEIA « copies soumises »)
- La présence de comportements anormaux comme des sorties d’écran
Plus qu’un simple outil de suivi, le tableau de bord de THEIA offre également des fonctionnalités d’intervention intéressantes : si un étudiant rencontre des difficultés particulières, il est possible d’ajouter du temps supplémentaire à sa session d’examen. Dans le cas où un candidat soumet malencontreusement sa copie avant la fin de l’épreuve, vous pouvez lui permettre de la récupérer. Si un événement doit être notifié, vous pouvez l’ajouter au journal de bord des « évènements de l’épreuve«
En résumé, le tableau de bord d’examen de THEIA facilite une surveillance proactive et efficace, garantissant l’équité et l’intégrité de l’examen tout en répondant de manière flexible et rapide aux besoins des étudiants pendant l’épreuve.
Pour en savoir plus sur le tableau de bord d’une épreuve, vous pouvez consulter le tutoriel dédié : « Suivre les étudiants pendant l’examen ».
4. Qui suit quoi ? Deux modèles existent
Nous vous proposons ici d’envisager deux modèles assez généralisés de gestion de suivi d’examen en salle. Le premier modèle implique une surveillance totale par les surveillants de salle. Le second modèle renvoie à une répartition entre surveillant en salle et référent / gestionnaire principal de l’examen.
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Accès au Tableau de Bord pour les Surveillants :
- Accès restreint : Pour maximiser l’efficacité de la surveillance, nous recommandons de fournir aux surveillants un accès restreint à la plateforme, leur permettant d’accéder directement au tableau de bord de l’examen.
- Fonctionnalités clés : Ils pourront ainsi suivre l’avancement des compositions, ajouter du temps supplémentaire, accéder aux copies soumises, ou même mettre fin à l’épreuve si nécessaire.
- Compte Générique « Surveillant » : Pour les salles où les surveillants n’ont pas de compte individuel, créez un compte générique « Surveillant ». Après activation des droits nécessaires, ajoutez ce compte comme intervenant à l’épreuve, avec un accès exclusif au tableau de bord.
- Traçabilité des Actions : Le sous-onglet « Événement de l’épreuve » enregistre toutes les actions effectuées sur le tableau de bord, permettant ainsi de repérer rapidement tout usage inapproprié.
- Préparation des Surveillants : Pour les surveillants moins familiers avec la plateforme, fournissez une formation préalable et mettez à leur disposition la fiche flash « Surveiller une épreuve » le jour de l’examen.
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Le Référent/Gestionnaire d’examen gère la Surveillance du Tableau de Bord
- Rôle du Surveillant : Dans ce modèle, le surveillant s’occupe de la surveillance physique et informe le référent de toute anomalie (comme des problèmes de matériel).
- Intervention du Référent : Le référent, ayant accès complet au tableau de bord, peut alors intervenir rapidement (par exemple, en ajoutant du temps) pour résoudre les problèmes signalés.
- Gestion des Ressources : Dans les situations où plusieurs salles et surveillants sont impliqués, envisagez d’augmenter le nombre de personnes ayant accès au tableau de bord pour éviter que le référent ne soit submergé.
Deux modèles qui ne sont évidemment pas uniques. En fonction de vos besoins, de vos ressources, d’autres possibilités existent. Au fil du temps, nous avons vu des modèles d’organisation avec nos partenaires très différents. De l’intervention à distance sur les tableau de bord au suivi tout terrain multi-salles, ce sont vos moyens, ressources et contraintes qui doivent identifier le modèle le plus adapté. Dans chacun d’entre eux néanmoins, nous sommes convaincu que le tableau de bord THEIA doit pouvoir répondre à vos besoins !
Pour en savoir plus sur la fiche flash évoquée, vous pouvez télécharger le document .pdf « Surveiller une épreuve »
5. Examen complexe multisite, la solution miracle ? La coordination globale !
La coordination globale sur la plateforme THEIA, initialement conçue pour des épreuves synchrones dans différents établissements, s’avère également avantageuse pour gérer des examens au sein d’un même établissement impliquant plusieurs salles. Cette fonctionnalité fournit des outils de communication et de gestion pour un déroulement efficace des épreuves.
Parmi ses principaux atouts, la coordination globale intègre un chat en direct, facilitant la communication entre les surveillants et autres personnes autorisées. De plus, un workflow personnalisable permet d’indiquer clairement aux surveillants les étapes cruciales pour la surveillance de l’examen. Le mode de lancement manuel, spécifique à cette fonctionnalité, est idéal pour la réalisation d’épreuves multisites ou multisalles, garantissant une équité totale entre tous les participants en permettant des démarrages synchronisés à la seconde.
Les surveillants ont ici accès à un suivi simplifié et bénéficient ainsi d’une vue d’ensemble sur la progression générale de l’examen (notamment les connexions, compositions et soumissions des copies) sans pouvoir toutefois intervenir sur des aspects critiques comme la clôture de l’épreuve ou la modification des temps de composition.
Le chat intégré s’avère particulièrement utile pour signaler des anomalies à un référent ou à d’autres surveillants, permettant des échanges et des décisions à distance, et réduisant ainsi le besoin de déplacements fréquents entre les salles ou les sites. Cette communication centralisée et la possibilité de coordination à distance sont des atouts majeurs de la plateforme, surtout dans des contextes d’examens complexes.
Même pour les surveillants moins familiers avec THEIA, cette fonctionnalité est conçue pour être intuitive et facile à utiliser. Elle permet de suivre efficacement l’avancée de l’épreuve tout en minimisant les erreurs. Le référent, de son côté, garde le contrôle sur les opérations majeures de l’examen, assurant ainsi une surveillance et une gestion optimales.
6. Last but not least : revenir aux « bases »
En conclusion, rappelons que l’organisation d’un examen numérique ne devrait pas remettre en cause les fondamentaux. Heureusement, sur ce point, votre expérience fait loi. Rappelons ici néanmoins à toute fin utiles quelques conseils sommaires mais essentiels :
Information des Surveillants : Il est impératif d’informer tous les surveillants sur les spécificités de chaque épreuve. Cela comprend la durée de l’épreuve, un éventuel code d’accès, le mode plein écran, le filtrage d’adresse IP, et les paramètres particuliers comme le mélange des questions et des propositions ou l’utilisation de DTAS. Une communication claire et complète permet aux surveillants de mieux comprendre le contexte de l’examen et d’informer les étudiants en conséquence.
Gestion des Appareils Électroniques : Pour maintenir l’intégrité de l’examen, il est conseillé de demander aux étudiants de déposer leurs smartphones et montres connectées loin de leur espace de travail. Cette mesure simple mais efficace réduit les risques de triche et élimine les suspicions inutiles.
Sensibilisation des Étudiants : En plus des directives données aux surveillants, il est également important de sensibiliser les étudiants aux règles et aux attentes concernant l’examen. Cela inclut les directives sur l’utilisation autorisée de matériel et les conséquences en cas de non-respect des règles. La mise en place d’examen test en amont permet aussi de rassurer les nouveaux utilisateurs THEIA du mode de déroulement classique d’un examen numérique.
En conclusion
Pour conclure, il est essentiel de se rappeler que, malgré les innovations technologiques, les principes de base de l’organisation et de la surveillance des examens demeurent. L’information claire des surveillants, la gestion appropriée des appareils électroniques et la sensibilisation des étudiants sont cruciales pour le succès de tout examen numérique. Les fonctionnalités telles que le tableau de bord interactif, les options de paramétrage d’examen, et la ‘coordination globale’ enrichissent votre arsenal pour garantir le bon déroulement d’un examen numérique.
Nous ne saurons trop vous conseiller de consulter nos tutoriels, fiches flash et webinaires sur la surveillance ainsi que le paramétrage des épreuves. En effet, une fois les fonctionnalités offertes par la plateforme maitrisées, il est beaucoup plus facile d’appréhender les meilleures solutions à mettre en place conformément au fonctionnement de votre établissement.
Aussi, afin de terminer en beauté, je vous invite à consulter l’article Fraude et examens numériques : comment y remédier ? qui complétera les quelques éléments concernant la triche évoqués plus haut.
Aller plus loin :
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