Vous souhaitez réaliser votre premier examen sur THEIA, mais vous ne savez pas par où commencer et vous vous sentez intimidé par la perspective de naviguer dans un nouvel environnement numérique ? La réussite de votre projet est à portée de main, et nous sommes là pour vous fournir un accompagnement adapté !
Cet article détaille les étapes à suivre pour que votre examen se déroule sans accroc et que vous puissiez bénéficier pleinement des avantages de THEIA en matière de gestion, de surveillance et de récupération des données de vos examens. THEIA propose de nombreuses fonctionnalités pour optimiser vos évaluations digitales et améliorer l’expérience d’apprentissage de vos étudiants.
Que vous soyez enseignant, responsable de scolarité ou administrateur d’établissement, nous vous accompagnons à chaque étape, de la création des questions à la surveillance d’épreuve en temps réel !
1 - Créer le contenu de mon épreuve sur THEIA
La première étape consiste à créer le contenu de l’épreuve sur THEIA, en utilisant l’interface dédiée, conçue pour être intuitive et fluide. La plateforme vous permet de choisir divers types de questions, telles que des questions à réponse unique simple, des questions à choix multiples, des questions rédactionnelles plus libres (les fameuses QROCS et QROLS) ou encore des questions à zones pour celles et ceux qui apprécient les images !
Ces questions peuvent être créées indépendamment ou directement au sein d’un dossier en fonction des pratiques d’établissements ou des envies des enseignants. A noter que s’il existe plusieurs types de dossiers (KFP, DP ou DL) la plupart sont construits de manière très similaire dans la création des questions afin de vous faciliter le travail en conception.
Aussi, pour aller plus loin, vous pouvez également enrichir les questions avec des supports multimédias (des vidéos, des images ou même du son) directement depuis l’éditeur de contenu.
Enfin si vous possédez déjà votre contenu sur une autre plateforme d’évaluation, THEIA vous permet de l’importer directement, ce qui peut vous faire gagner un temps précieux si le format est compatible (GIFT ou QTI).
Qui est en charge de cette étape ?
Cette étape est généralement réalisée par les enseignants, qui sont les mieux placés pour concevoir les sujets. Il est également possible de co-créer du contenu en invitant des collègues à accéder à vos contenus et à effectuer des modifications.
Et si vous avez un doute sur la manière de créer certaines questions, pas de panique ! Vous trouverez les tutoriels qu’il vous faut juste en dessous !
Pour une aide plus détaillée sur la création de contenu, nous vous conseillons notre tutoriel « Les questions isolées »
Pour aller plus loin sur le sujet, nous vous conseillons la lecture de notre tutoriel « Les différents types de dossier »
2 - Paramétrer mon épreuve pour le jour J
Une fois votre contenu prêt, relu et validé, vous pouvez paramétrer votre épreuve en définissant divers critères tels que la durée de l’épreuve, les restrictions d’accès, le contenu utilisé, l’inscription des étudiants, ainsi que certaines règles spécifiques.
THEIA permet aussi de configurer des paramètres de sécurité avancés, comme la restriction d’accès par IP ou l’activation du verrouillage du navigateur pendant l’examen. Elle facilite également l’inscription des étudiants, individuellement ou par groupe, en fonction de l’organisation de vos promotions, et vous permet d’identifier les candidats disposant d’un aménagement d’épreuve, si besoin.
À noter que cette étape peut être réalisée en parallèle de la conception des questions ! Vous pouvez, par exemple, créer votre épreuve, définir les paramètres principaux (date, limite de temps de composition, restriction IP, etc.) et inscrire vos apprenants sans y associer nécessairement le contenu dès le début. Vous pouvez même y associer le brouillon du questionnaire sans que cela n’empêche son édition ! Sur THEIA, les interfaces de conception de sujets et d’administration d’épreuves sont dissociées à dessein, pour que chacun puisse avancer à son rythme jusqu’au jour de l’épreuve.
Qui est en charge de cette étape ?
Nous remarquons que cette tâche est souvent portée par des responsables de scolarité, des ingénieurs pédagogiques ou dans certains cas particuliers, des enseignants. Là encore nous ne vous abandonnons pas sans rien, nous vous avons mis à disposition le tutoriel sur le sujet ci-dessous.
Pour aller plus loin sur le sujet, nous vous conseillons la lecture de notre tutoriel « Paramétrer une épreuve en amont »
3 - Informer mes étudiants
Votre épreuve est maintenant créée et paramétrée ; il est essentiel d’informer vos étudiants pour qu’ils disposent des indications nécessaires concernant leur examen à venir. THEIA facilite cette communication en vous permettant d’envoyer directement les instructions depuis la plateforme, via une messagerie intégrée.
Pour ceux découvrant THEIA pour la première fois, nous vous conseillons également d’organiser un examen test quelques jours avant. Cela garantit que les étudiants se soient connectés à la plateforme et aient eu l’occasion de se familiariser avec l’environnement de l’examen avant le jour J. Cela permet de réduire significativement le stress de la première épreuve et d’éviter des erreurs d’utilisations dans la mobilisation de l’outil !
Des vidéos courtes et un guide d’utilisation pour les étudiants sont également disponibles sur notre site support, dans les rubriques « Tutoriel » et « Ressources » > « Tutos vidéos ».
Qui est en charge de cette étape ?
Ce sont évidemment la plupart du temps les responsables de scolarité qui sont en charge d’informer les étudiants de leurs examens à venir.
Pour savoir comment utiliser la messagerie de THEIA, nous vous conseillons la lecture de notre tutoriel « Communiquer les identifiants via la messagerie »
4 - Piloter et surveiller mon épreuve en temps réel
Vous êtes surveillant et avez pour mission de veiller au bon déroulement de l’épreuve ? THEIA offre diverses options qui facilitent la surveillance de vos examens. Vous pouvez surveiller l’activité des étudiants en temps réel grâce à un tableau de bord, qui vous permet également de suivre la progression générale de l’épreuve : nombre de copies rendues, progression dans le nombre de questions répondues, nombre de candidats en cours de composition, etc. Le mode « online » vous offre une vue très précise sur le déroulement et la progression de votre épreuve.
Mais ce n’est pas tout ! Ce tableau de bord propose des options avancées, comme le recensement automatique ou manuel des événements liés à l’épreuve (par exemple, pour générer un rapport d’incident) et un système d’alertes qui facilite la surveillance et permet d’anticiper la détection de fraudes.
Enfin, vous avez aussi la possibilité d’intervenir en temps réel pour appliquer des mesures correctives : une alarme incendie se déclenche ? En un clic, ajoutez du temps pour tous les participants. Un étudiant rencontre un problème que vous ne souhaitez pas pénaliser ? Accordez-lui un temps additionnel individuel ! En définissant avec vos équipes pédagogiques le périmètre d’intervention et de rectification, et en mobilisant les options disponibles dans le tableau de bord THEIA, vous pouvez agir avec précision pour garantir l’équité de l’épreuve.
Qui est en charge de cette étape ?
Nous remarquons que ce rôle revient parfois aux enseignant ou au gestionnaire de scolarité. Certaines écoles n’hésitent pas à recruter des surveillants externes et nous avons même vu des initiatives portant la charge de la surveillance aux examens à des publics d’étudiants.
Un guide détaillé sur les options disponibles et le fonctionnement du tableau de bord vous est présenté ci-dessous. Vous retrouverez également une « Fiche flash » dédiée sur notre site support qui peut être distribuée à l’ensemble de vos surveillants le jour de l’épreuve (rubrique « Ressources » > « Fiches flash »).
Pour aller plus loin sur le sujet, nous vous conseillons la lecture de notre tutoriel « Suivre les étudiants pendant l’épreuve »
Pour conclure
En résumé, réaliser un examen sur THEIA suit un parcours simple et structuré : de la création du contenu à la configuration des paramètres, en passant par la communication avec vos étudiants et la surveillance de l’épreuve. Chacune de ces étapes, lorsqu’elle est bien anticipée, contribue à une expérience fluide et optimale pour vous et vos étudiants.
Quelques conseils pour tirer le meilleur parti de THEIA lors de la préparation de vos examens :
- Anticipez la création du contenu : Utilisez les options de création de questions, importez du contenu si nécessaire et exploitez les dossiers pour organiser vos éléments d’épreuve.
- Planifiez les paramètres en amont : Définissez les critères de votre épreuve (durée, restrictions d’accès, sécurité) bien avant le jour J pour éviter toute précipitation de dernière minute.
- Communiquez avec vos étudiants : Assurez-vous qu’ils connaissent les modalités de l’examen et encouragez un test préalable pour une bonne familiarisation avec la plateforme.
- Utilisez le tableau de bord pour la surveillance : Suivez les indicateurs de progression et de sécurité en temps réel, et n’hésitez pas à intervenir si des imprévus surviennent.
Enfin, gardez en tête que cet article ne propose qu’un aperçu des nombreuses possibilités offertes par la plateforme THEIA. Les fonctionnalités de post-traitement pour rectifier une anomalie en conception, la ventilation des copies pour des corrections manuelles, ou encore les statistiques avancées ne sont que quelques exemples des outils à explorer pour tirer pleinement parti des avantages de THEIA. Et bien que THEIA soit particulièrement performante pour l’évaluation sommative, elle propose aussi une multitude de fonctionnalités pour les évaluations formatives, soutenant ainsi la progression continue de vos apprenants.
Cet article ne saurait couvrir toute la richesse de la plateforme, mais nous serons ravis de vous en dévoiler davantage lors de prochaines communications !
Bien entendu, si ces explications ne vous suffisent pas à préparer votre premier examen en toute sérénité, n’hésitez pas à nous contacter par mail ou par téléphone. Nous sommes là pour vous offrir un accompagnement personnalisé !
Aller plus loin :
Pour découvrir tous nos supports d’aide en ligne : Tutoriels, FAQ, fiches FLASH et tutos-vidéos.
Pour suivre plus en détail les nouveautés produit et retrouver l’historique des mises à jour détaillées de THEIA : consulter notre page de mises à jour.
Pour être informé des actualités THEIA (nouveauté produit, webinaire, tutoriels etc.) : page d’inscription à notre newsletter.
Pour retrouver l’historique de nos articles : notre page blog Theia.
