La période de fin d’examen vient tout juste de se terminer et il faudrait déjà administrer des comptes ? Eh bien, peut-être un peu, oui !
En prévision de la rentrée et pour permettre aux plus pointilleux de s’organiser dès qu’ils le souhaitent (notamment en juillet), nous vous proposons de faire le point sur quelques bonnes pratiques d’administration des plateformes, et plus précisément, sur les opérations de nettoyage des données (archivage !) et de désactivation des comptes.
Pourquoi bien administrer vos comptes ?
Avant de rentrer dans le vif du sujet, un petit tour sur les enjeux de l’administration des comptes et des groupes s’impose. L’objectif est de répondre simplement aux questions essentielles : « Administrer des comptes, qu’est-ce que c’est ? » et « Pourquoi bien administrer ses comptes utilisateurs ? »
À cela, nous répondrons :
1. Pour soi-même et pour ses collègues :
Un système d’administration des comptes permet de faciliter les inscriptions des utilisateurs dans les sessions de formation, les examens et le suivi de l’apprentissage. Ici l’adage dirait : si vous ne le faites pas pour vous, faites-le pour Michelle, votre collègue enseignante ou Lucas, responsable de scolarité !
2. Pour les apprenants :
Un système d’administration des comptes bien pensé facilite la connexion à la plateforme et l’accès aux éléments pédagogiques en évitant de créer plusieurs comptes pour une seule et même personne. En évitant les doublons, on évite de devoir retenir plusieurs identifiants/mots de passe et de se tromper de compte lors de la connexion. Ici un second adage dirait : si vous ne le faites pas pour vous, faites-le pour Antoine Dupont, qui en a marre de se connecter sur trois comptes différents.
3. Pour faciliter le suivi :
En évitant de « dédoubler » les comptes, on s’assure aussi de préserver l’ensemble des traces d’apprentissage sur un seul et même compte utilisateur. Si vous ne le faites pas pour vous, faites-le pour Michelle, votre collègue enseignante qui en a marre de devoir assurer le suivi d’Antoine Dupont sur trois comptes différents.
4. Pour contrôler les accès :
Un système d’administration des comptes efficace permet de verrouiller l’accès à la plateforme et aux différents éléments de la plateforme (sessions de formation, examens, etc.). Deux adages ici : « Pour éviter les fuites de sujet, évitons de donner les accès aux catalogues de questions à Antoine Dupont » et « Si on souhaite que notre collègue Michelle s’y retrouve, réduisons le nombre d’interfaces auxquelles elle a accès ».
Vous l’aurez compris, une bonne administration des comptes permet d’assurer sécurité et confort d’utilisation tout au long de l’année (et pas que pour Antoine Dupont ou Michelle) ! Si nous publierons au mois de septembre un article plus explicite sur les bonnes pratiques lors de la création des comptes, nous consacrons celui du jour aux différentes manipulations à réaliser en fin d’année scolaire afin de s’assurer une rentrée en toute « sérénité ».
Compte actif, compte inactif
Sur THEIA, s’il existe plusieurs variétés de comptes (Locaux, CAS, SAML, JWT, etc.), tous sont soumis à un statut simple : ils peuvent être activés ou désactivés. Un compte actif est un compte qui ouvre une possibilité technique d’accès à votre plateforme à l’utilisateur.
Évidemment, les règles de connexion usuelles prédominent : pour se connecter, encore faut-il que l’utilisateur ait un identifiant/mot de passe ou un lien d’accès direct à la plateforme. Mais si tel est le cas, les conditions d’accès général à la plateforme lui sont offertes.
À l’inverse, un compte désactivé, inactif, est un compte dont l’accès à la plateforme n’est plus autorisé, quelle que soit la modalité de connexion (via une URL en SSO ou à l’aide d’un identifiant/mot de passe).
À tout moment, vous avez la possibilité d’activer, désactiver ou réactiver un compte utilisateur. La désactivation d’un compte offre un avantage : elle verrouille l’accès à la plateforme de l’utilisateur, elle « nettoie » certaines vues dans la plateforme tout en garantissant la préservation des traces d’apprentissage de l’utilisateur et de l’historique de son activité dans vos différentes séquences pédagogiques ou examens.
Il est important de considérer que la désactivation des comptes est une pratique essentielle dans l’administration générale de votre plateforme. Nous recommandons de réaliser cette opération dès qu’un utilisateur n’a plus de raison d’intervenir sur votre plateforme. Cette méthode est préférable à la suppression du compte, qui entraîne la perte définitive (oui, oui) des données de l’utilisateur : traces d’apprentissage, historique d’examens, notes, etc.
Pour désactiver un compte, rien de plus simple : il vous suffit de vous rendre dans la fiche individuelle du compte et de désélectionner la case « activé ». (cf image ci-dessous)
Une deuxième option de désactivation consiste à utiliser le filtre « Groupe » de la page compte des utilisateurs puis l’action de masse rapide « désactiver les comptes utilisateurs. »
En un clic, vous pouvez ici désactiver des dizaines de comptes efficacement.
Ce qu'il faut donc retenir sur la désactivation
- Activez uniquement les comptes qui ont besoin de se connecter à la plateforme : enseignant concepteur, correcteur amené à corriger un examen, apprenant encore inscrit à une formation active, etc.
- Désactivez les comptes inutiles régulièrement : personnel ayant quitté l’établissement, étudiant ayant terminé son cycle d’études, etc.
- Vous pouvez désactiver quelques comptes via la fiche individuelle de l’utilisateur mais vous pouvez aussi passer par l’action de masse rapide pour des plus gros volumes.
- Supprimez uniquement les comptes sans enjeu de conservation des traces d’apprentissage : personnel de scolarité parti en retraite, utilisateurs qui ne se sont jamais connectés sur la plateforme, etc.
- Et quoi de mieux qu’une fin d’année (ou un début d’année, allez, on vous l’accorde) pour réaliser ces opérations ? On ne voit pas de contre-arguments !
Nettoyer ses groupes, les archiver
Sur THEIA, il n’est pas conseillé de laisser des utilisateurs sans groupe de rattachement (au moins un !).
Pourquoi ? Parce que le groupe est un point d’entrée important pour rechercher des utilisateurs ou les inscrire à des formations ou à des examens, à les ajouter en tant qu’intervenants, à affecter les correcteurs, etc. Aussi, et peut-être surtout ici, le groupe est aussi un merveilleux point d’entrée pour « Désactiver » des comptes utilisateurs en masse.
Là encore, nous vous invitons à nettoyer régulièrement votre « base de groupes » d’utilisateurs sur la plateforme via des fonctions d’archivage. C’est aussi à ce moment que vous serez le plus efficace pour désactiver les comptes utilisateurs associés.
Mais qu’est-ce que l’archivage, Jamy ?
Eh bien, l’archivage consiste à masquer les éléments existants. On peut archiver une session de formation, un examen, un groupe. Une fois archivé, l’élément est « masqué » par défaut dans les vues et les filtres, évitant ainsi de surcharger l’interface de votre application. Cela revient physiquement à ranger vos éléments, qui resteront néanmoins accessibles en cas de besoin : traces d’apprentissage, informations sur une épreuve, sur un groupe, etc. sont conservées.
L’archivage des groupes inutiles doit vous permettre de mettre au propre et à jour vos données de plateforme. Cette opération vous évitera aussi d’inscrire les mauvais groupes d’utilisateurs à une session de formation ou à un examen par exemple, de diminuer le nombre d’éléments affichés sur les filtres par groupe, etc.
Pour archiver un groupe, il vous suffit de vous rendre dans l’interface d’édition du groupe et de cliquer sur le bouton « Groupe Archivé » (cf image un peu plus bas), d’enregistrer et le tour est joué ! Au passage, l’archivage des groupes permet aussi de réaliser la désactivation de l’ensemble des utilisateurs en masse :
Ce qu'il faut retenir sur l'archivage des groupes
- Nous vous conseillons de rattacher systématiquement un utilisateur à au moins un groupe (vous pouvez associer par ailleurs ce dernier à autant de groupes que souhaité). Même si vous archivez un groupe, l’information des apprenants rattachés à ce dernier est conservée : cela vous permet de conserver « l’histoire » de l’utilisateur.
- Archiver vos groupes inutiles permet de rendre invisibles les groupes qui n’ont plus de raison d’apparaître sur la plateforme (ex : une promotion annuelle). Un nettoyage annuel est utile !
- Archiver vos groupes vous permet d’éviter les inscriptions malencontreuses de mauvaises cohortes dans les sessions de formation ou les examens par exemple. Le nettoyage annuel est vraiment utile !
- Archiver un groupe est un très bon moyen de désactiver rapidement un grand nombre d’utilisateurs, notamment en fin d’année pour les cohortes d’apprenants.
Nettoyer, balayer, archiver, THEIA toujours pimpan !
Au-delà des groupes, nous vous conseillons d’archiver l’ensemble des éléments obsolètes qui peuplent votre plateforme. Sur THEIA, la plupart des éléments créés peuvent être archivés : sessions de formations, questionnaires d’enquêtes, sujets d’examen, épreuves, auto-évaluations, etc.
Au fil des années, l’ensemble de ces éléments constitue une base de données de ressources et d’informations pédagogiques diverses qui peut vite devenir volumineuse. L’archivage de ces données devient un outil précieux pour maîtriser efficacement et vous repérer facilement dans ces bases de données. Ce travail peut donc être réalisé au fil de l’eau, et pourquoi pas en fin d’année.
Pour savoir si l’archivage est une option, une bonne question à se poser serait : aurai-je besoin moi OU mes collègues de retourner régulièrement sur cet élément ? Si ce n’est pas le cas, c’est que vous pouvez l’archiver.
- Vous avez récupéré l’ensemble des notes d’un examen ? Archivez-le !
- Vous avez analysé les résultats d’une session de sondage ? Archivez-la !
- Vos sessions de formation sont clôturées et plus personne n’y a accès ? Archivez-les !
Et puis, comme l’archivage est différent de la suppression, si vous devez, pour X ou Y raisons, retrouver des informations en lien avec ces éléments, un simple filtre vous permettra de les retrouver facilement.
Enfin, sachez que toute action d’archivage ou de désactivation a son inverse. Besoin de réactiver un utilisateur ? Vous pouvez réaliser l’opération directement sur sa fiche. Besoin de réactiver un groupe d’utilisateurs ? Vous pouvez filtrer sur le groupe et utiliser le bouton d’action de masse « Réactiver ». Besoin de désarchiver ? Un bouton ou un paramètre vous permet de le remettre en visibilité. Ici, il n’y a pas d’erreur « grave » possible !
Pour conclure
Bien terminer son année, c’est peut-être s’assurer de bien débuter la suivante. À ce simple adage, nous avons tenté de vous renvoyer vers deux ou trois opérations concrètes, utiles et importantes pour finaliser votre année « numérique » sur THEIA.
Last but not least, pour nos utilisateurs API, sachez que les opérations de nettoyage des comptes peuvent toutes être automatisées via des routes dédiées. Vous retrouverez plus d’informations à ce sujet sur notre documentation technique : doc for geek !
Pour allez plus loin, n’hésitez pas à consulter les tutoriels dédiés sur THEIA (accéder à notre base de tutoriel) ou sur notre FAQ (visiter la foire aux questions THEIA !)
Aussi, l’équipe support THEIA se tient encore et toujours disponible pour vous accompagner dans cette démarche si nécessaire et nous vous invitons donc à ne pas hésiter à les contacter par mail (support@theia.fr) ou par téléphone en cas de besoins.
